Иллюстрированный самоучитель по OfficeXP


             

Упражнение 4. Построение источника данных


Теперь нужно создать источник данных слияния (адресов и фамилий получателей письма).

В разделе Выбор получателей (Select Recipients) окна Слияние (Merge Mailing)

области задач выберите пункт Создание списка (Type a new list) (рис. 8.6).

Рис. 8.6.

Окно Выбор получателей (Select Recipients) мастера Слияние (Mail Merge)

Щелкните на команде Создать (Create) в разделе Создание списка (Type a new list). Откроется окно диалога, показанное на рис. 8.7.

Источник данных слияния представляет собой базу данных, состоящую из записей, на основе каждой из которых с помощью главного документа будет сгенерирован конкретный экземпляр письма. Все записи имеют одинаковые поля данных.

Некоторые наиболее распространенные поля заранее внесены в список окна создания источника данных. Вы можете удалить из базы данных ненужные поля и добавить свои собственные.

Рис. 8.7.

Создание источника данных

Другие пункты раздела Выбор получателей (Select Recipients) позволяют выбрать в качестве источника данных имеющуюся базу данных, ранее созданную в Word или в приложении типа Access, либо адресную книгу.

Примечание

Наличие в источнике данных лишних полей никак не влияет на результат слияния, но замедляет работу программы.

 Щелкните на кнопке Настройка (Customize). Откроется окно диалога, пока занное на рис. 8.8.

 Выделите пункт Обращение (Title).

 Щелчком на кнопке Удалить (Delete) сотрите выделенное поле.

Рис. 8.8.

Настройка полей источника данных

Рис. 8.9.

Окно диалога Получатели слияния (Mail Merge Recipients)

Повторяя шаги 4 и 5, удалите все поля, кроме Имя (FirstName), Фамилия (Last Name), Организация (Company Name), Адрес1 (Addressi) и Индекс (PostalCode).

 Щелкните на кнопке ОК.

 Щелкните на кнопке Закрыть (Close) окна диалога Создание источника данных (New Address List).

 В открывшемся окне диалога сохранения документа введите имя Гости и щелкните на кнопке Сохранить (Save). Появится показанное на рис. 8.9 окно диалога Получатели слияния (Mail Merge Recipients), в котором в настоящее время нет ни одной записи.




Содержание  Назад  Вперед