Иллюстрированный самоучитель по OfficeXP


Упражнение 5. Мастер отчетов


Чтобы облегчить работу пользователя, в Access имеется специальный мастер, который при недостатке времени позволяет быстро создавать довольно привлекательные отчеты. Давайте поручим мастеру построение отчета о контактах с разными людьми.

  1.  В окне базы данных щелкните на кнопке Отчеты (Reports).

  2. Дважды щелкните на значке Создание отчета с помощью мастера (Create Report By Using Wizard).

В отчет нужно добавить как информацию о людях, так и данные о контактах с ними. Для этого следует сгруппировать вместе все контакты с одним человеком и распечатать их список ниже области с данными об этом человеке. Затем нужно вывести информацию о следующем человеке и список контактов с ним и т. д. Такой порядок печати записей позволит быстро найти полный список контактов с любым из ваших коллег. В первом окне мастера, показанном на рис. 18.12, нужно указать все поля, включаемые в отчет.

Рис. 18.12.

Выбор полей для отчета

  1. В раскрывающемся списке Таблицы и запросы первого окна мастера отчета выберите таблицу Контакты.

  2. В списке Доступные поля выделите поле Фамилия.

  3.  Щелчком на кнопке > переместите выбранное поле в список Выбранные поля.

  4. Повторяя шаги 4 и 5, добавьте в список Выбранные поля поля Имя, Адрес, Название Компании, Рабочий Телефон.

Примечание

Поле Код_Контакты содержит служебную информацию, обеспечивая связь записей двух таблиц. Не помещайте такие поля в отчет никогда, кроме случаев отладки взаимосвязей таблиц базы данных.

  1. Выберите в списке Таблицы и запросы таблицу Список.

  2. Переместите в список Выбранные поля поля Дата и Описание, добавив их к по лям таблицы Контакты.

9. Щелкните на кнопке Далее.

Во втором окне мастера можно выбрать способ расположения данных — упорядоченные по записям таблицы Контакты, а затем уже по записям таблицы Список, или наоборот. Схема группировки отображается в правой части окна диалога.

Рис. 18.13.

Пятое окно мастера отчетов

  1.  Оставьте вариант Контакты (By Контакты) и щелкните на кнопке Далее.




    Начало  Назад  Вперед